Integrazione, scelta conveniente
INTEGRAZIONE
Chi gestisce un e-commerce può ottenere innumerevoli vantaggi pratici nell'INTEGRARLO con un sistema gestionale ERP. Tali benefici sono talmente concreti ed utili per le imprese, da indirizzare oggi molti sistemi ERP a sviluppare e prevedere propri moduli di vendita online completamente integrati o, comunque, "aperti" e predisposti verso le principali piattaforme web di vendita per essere allineati in tempo reale.
Quando s'inizia una avventura imprenditoriale gran parte delle attività possono apparire governabili. La sfida inizia quando arriva la crescita, la gestione di tutte le attività legate alle vendite richiede molto tempo ed organizzazione, soprattutto se sono da gestire contemporaneamente anche uno o più negozi fisici. Se non si hanno sotto controllo anche i minimi dettagli, si perdono clienti a causa di errori in gran parte evitabili con le nuove tecnologie.
- Etichette di spedizione sbagliate, Articoli errati, Codici invertiti, Resi
- Giacenze non aggiornate, assenza d'informazioni sui prodotti mancanti
- Nessuna previsione di disponibilità o di date di consegna
- Ordini di approvvigionamento ai fornitori inviati in ritardo
Alcuni possono comprendere il particolare momento di difficoltà, altri clienti no, con problematiche che si riflettono pesantemente sull'operatività quotidiana dell'impresa (ricerca a magazzino degli articoli mancanti, correzione dei dati a sistema, scambio e-mail, rimborsi, ecc.).
Se l'e-commerce è integrato ed inserito nei processi dell'azienda, l'intera gestione si semplificherà, aiutata soprattutto dagli ERP i cui costi negli ultimi anni sono diventati accessibili anche alle PMI, essendo nate versioni specializzate o 'ridotte' per svariati settori d'attività, adatte anche alle dimensioni delle aziende più piccole.
I VANTAGGI DELL'INTEGRAZIONE
1 - Dei numerosi vantaggi che si possono ottenere gestendo le attività dell'impresa attraverso un ERP abbiamo scritto nella pagina dedicata ai sistemi gestionali.
2 - Integrando ERP ed e-commerce non si hanno più dati replicati, non sarà più necessario alliineare sulle diverse piattaforme le varie informazioni relative a clienti, listini, disponibilità. Ad esempio non vi sarà più un listino sull'ERP da copiare o importare manualmente sull'e-commerce, ma avrò un'unica schermata in cui si governeranno i prezzi per l'intero sistema.
3 - L'intero sistema ERP e l'e-commerce lavorano con dati allineati in tempo reale, non con aggiornamenti batch serali o una volta a settimana.
4 - Si riducono i costi d'inventario. È possibile impostare e scegliere nuove regole di gestione: non più giornate di chiusura al pubblico dedicate all'inventario, ma controlli e conteggi a campione sui singoli codici durante l'intero anno, nel momento del prelievo per una spedizione, o al ricevimento nel carico a magazzino.
5 - L'integrazione con altre tecnologie (Barcode, RFID) consente l'automazione di numerose operazioni, iniziando dal ricevere le merci che sono caricate a magazzino e rese disponibili nel sistema gestionale leggendo un barcode, proseguendo con le altre operazioni sempre automatizzabili nella lettura di quantità e codici, fino alla spedizione.
6 - Vantaggi per la contabilità grazie al tracciamento delle merci, migliore gestione della catena d'approvvigionamento per le eventuali lavorazioni interne, con importante riduzione delle problematiche relative alla gestione degli articoli mancanti.
7 - La possibilità d'impostare direttamente sull'ERP piani commerciali e prezzi negoziati per varie categorie di clienti, che si rifletteranno in automatico nel negozio fisico e sulle piattaforme di vendita. Possibilità di gestire listini e sconti per area geografica, quantità, stagionalità, con variazioni nel tempo.
8 - Ottimizzazione del magazzino, riduzione dei costi immobilizzati, con piani sull'ERP di approvvigionamento che potranno essere differenziati per articolo, a punto di riordino, a lotto economico, con regole e parametri che possono aggiornarsi in automatico sulla base di vendite e fabbisogni schedulati.
9 - Nelle imprese più piccole sarà possibile gestire direttamente dall'ERP tutti i processi che governano l'e-commerce, per quelle più strutturate l'ufficio commerciale si occuperà dei listini, l'ufficio acquisti degli approvvigionamenti, l'amministrazione della fatturazione ecc., ed il tutto convergerà mediante l'ERP sull'e-commerce.
10 - Un unico database permette report più semplici da ottenere, che si traducono in un controllo migliore, anche quotidiano, dell'impresa.
11 - Sensibile riduzione degli errori di trascrizione o imputazione, con notevole risparmio di tempo e costi necessari per tali attività.
12 - Dati precisi si traducono in qualità superiore del servizio verso i clienti.
13 - Quando integrato con un CRM, saranno possibili campagne promozionali mirate.
2 - Integrando ERP ed e-commerce non si hanno più dati replicati, non sarà più necessario alliineare sulle diverse piattaforme le varie informazioni relative a clienti, listini, disponibilità. Ad esempio non vi sarà più un listino sull'ERP da copiare o importare manualmente sull'e-commerce, ma avrò un'unica schermata in cui si governeranno i prezzi per l'intero sistema.
3 - L'intero sistema ERP e l'e-commerce lavorano con dati allineati in tempo reale, non con aggiornamenti batch serali o una volta a settimana.
4 - Si riducono i costi d'inventario. È possibile impostare e scegliere nuove regole di gestione: non più giornate di chiusura al pubblico dedicate all'inventario, ma controlli e conteggi a campione sui singoli codici durante l'intero anno, nel momento del prelievo per una spedizione, o al ricevimento nel carico a magazzino.
5 - L'integrazione con altre tecnologie (Barcode, RFID) consente l'automazione di numerose operazioni, iniziando dal ricevere le merci che sono caricate a magazzino e rese disponibili nel sistema gestionale leggendo un barcode, proseguendo con le altre operazioni sempre automatizzabili nella lettura di quantità e codici, fino alla spedizione.
6 - Vantaggi per la contabilità grazie al tracciamento delle merci, migliore gestione della catena d'approvvigionamento per le eventuali lavorazioni interne, con importante riduzione delle problematiche relative alla gestione degli articoli mancanti.
7 - La possibilità d'impostare direttamente sull'ERP piani commerciali e prezzi negoziati per varie categorie di clienti, che si rifletteranno in automatico nel negozio fisico e sulle piattaforme di vendita. Possibilità di gestire listini e sconti per area geografica, quantità, stagionalità, con variazioni nel tempo.
8 - Ottimizzazione del magazzino, riduzione dei costi immobilizzati, con piani sull'ERP di approvvigionamento che potranno essere differenziati per articolo, a punto di riordino, a lotto economico, con regole e parametri che possono aggiornarsi in automatico sulla base di vendite e fabbisogni schedulati.
9 - Nelle imprese più piccole sarà possibile gestire direttamente dall'ERP tutti i processi che governano l'e-commerce, per quelle più strutturate l'ufficio commerciale si occuperà dei listini, l'ufficio acquisti degli approvvigionamenti, l'amministrazione della fatturazione ecc., ed il tutto convergerà mediante l'ERP sull'e-commerce.
10 - Un unico database permette report più semplici da ottenere, che si traducono in un controllo migliore, anche quotidiano, dell'impresa.
11 - Sensibile riduzione degli errori di trascrizione o imputazione, con notevole risparmio di tempo e costi necessari per tali attività.
12 - Dati precisi si traducono in qualità superiore del servizio verso i clienti.
13 - Quando integrato con un CRM, saranno possibili campagne promozionali mirate.
14 - Grazie all'ERP la possibilità di agire sulle politiche dei prezzi di vendita, sulle regole di riordino dei materiali e di conseguenza sul valore dei magazzini - eventualmente anche con l'aiuto di consulenza specifica per parametrizzare al meglio il sistema - offre all'impresa importanti e vantaggiose riduzioni di costi e generalizzate efficienze di gestione.
COME SI TRASFORMA L'ATTIVITA' DI VENDITA ON-LINE
Un cliente aggiunge uno o più articoli al carrello, paga durante il check-out:
- Il software ERP invia un’e-mail di conferma al cliente.
- L’ERP riduce il livello di inventario sulla piattaforma e-commerce e la disponibilità sui vari marketplace di vendita.
- L'ERP crea un ordine di prelievo a magazzino e di spedizione, aggregando gli articoli ordinati dal cliente, creando le picking-list per il magazzino, l’etichetta di spedizione.
- Quando il prelievo a magazzino è realizzato e controllato, l'ERP riduce la giacenza fisica degli articoli.
- A spedizione avvenuta l’ERP invia al cliente l'e-mail di tracciamento, la fattura, e registra nel modulo CRM eventuali feedback dal cliente.
- L'ERP gestisce sia il CICLO PASSIVO (ordini d'acquisto, fatture e pagamenti dei fornitori) che il CICLO ATTIVO (ordini di vendita, fatture e pagamenti dei clienti).
- L’ERP aggiorna il modulo finanziario per tenere conto del profitto della vendita.
- L'ERP valuta eventuali articoli mancanti e propone gli ordini di acquisto impostati secondo opportune regole, che si confermeranno o varieranno prima dell'invio dell'ordine ai fornitori.
- Al ricevimento delle merci, appena caricate fisicamente a magazzino, si aggiorneranno le disponibilità di vendita.
- L’ERP riduce il livello di inventario sulla piattaforma e-commerce e la disponibilità sui vari marketplace di vendita.
- L'ERP crea un ordine di prelievo a magazzino e di spedizione, aggregando gli articoli ordinati dal cliente, creando le picking-list per il magazzino, l’etichetta di spedizione.
- Quando il prelievo a magazzino è realizzato e controllato, l'ERP riduce la giacenza fisica degli articoli.
- A spedizione avvenuta l’ERP invia al cliente l'e-mail di tracciamento, la fattura, e registra nel modulo CRM eventuali feedback dal cliente.
- L'ERP gestisce sia il CICLO PASSIVO (ordini d'acquisto, fatture e pagamenti dei fornitori) che il CICLO ATTIVO (ordini di vendita, fatture e pagamenti dei clienti).
- L’ERP aggiorna il modulo finanziario per tenere conto del profitto della vendita.
- L'ERP valuta eventuali articoli mancanti e propone gli ordini di acquisto impostati secondo opportune regole, che si confermeranno o varieranno prima dell'invio dell'ordine ai fornitori.
- Al ricevimento delle merci, appena caricate fisicamente a magazzino, si aggiorneranno le disponibilità di vendita.
Molte di queste operazioni, spesso realizzate manualmente su piattaforme diverse costantemente da allineare, possono dunque aggiornarsi in modo automatico ed autonomo, permettendoci di concentrarci sul contatto con i clienti, seguendo solo le criticità ed i report quotidiani.
L'esempio d'integrazione precedente è stato scelto per due fra le tecnologie digitali più diffuse, le più trasversali ai vari settori di attività e dimensioni d'azienda. Queste tecnologie sono purtroppo frequentemente distinte in silos separati d'informazioni: tutt'oggi nascono progetti che mantengono tale separazione. Uno dei principali obiettivi di Impresa 4.0 è per l'appunto integrare da subito, sin dall'ideazione, tali sistemi.
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L'INTEGRAZIONE fra ERP ed E-commerce ha tutte le caratteristiche dell'interconnessione stabile e in tempo reale fra sistemi, con scambio bidirezionale di dati, in cui il modulo e-commerce aggiorna l'ERP, e l'ERP aggiorna a sua volta l'e-commerce, permettendo la condivisione di dati e informazioni all'interno dell'impresa in tutte le aree d'attività, oltre che verso clienti e fornitori.
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Le possibili integrazioni sono chiaramente innumerevoli quanti i settori di attività delle imprese. Alcune tecnologie di Impresa 4.0, come i sistemi gestionali ERP, sono loro stesse motori d'integrazione mettendo in stretta connessione dati e informazioni di processi di diverse aree aziendali. In altri casi l'integrazione è frutto del naturale continuo miglioramento delle organizzazioni:
- nell' integrazione VERTICALE s'interviene sui processi INTERNI dell'azienda, come ad esempio collegare l'intera area produttiva dell'impresa, macchine e automazioni, con i sistemi di fabbrica per ottenere in tempo reale dati, informazioni, lancio di lavorazioni, stato d'avanzamento, indisponibilità, ecc.
- nell' integrazione ORIZZONTALE si mira a integrare la propria azienda con l'ESTERNO, verso i propri partner, fornitori o clienti, ad esempio sfruttando la tecnologia EDI per trasmettere o ricevere in modo automatico gli ordini di fornitura, collegando il proprio sistema gestionale con quello dei partner.
Risulta chiaro che per tutti questi progetti - se preceduti e ben impostati da una eccellente analisi - i vantaggi economici e le efficienze organizzative producono risparmi significativi di costi sin dall'avvio.
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