Come implementare un sistema gestionale ERP in azienda

Un ERP (Enterprise Resource Planning) è un applicativo software che le organizzazioni utilizzano per gestire le attività quotidiane.

INTRODUZIONE, UN PO' DI STORIA
I precursori dei moderni ERP nascono oltre 100 anni fa. I modelli di EOQ (Economic Order Quantity - Lotto economico) nati per il settore manifatturiero, su carta, permettevano di gestire al meglio le scorte per la produzione. Negli anni '60 nasce la prima soluzione di pianificazione dei fabbisogni di materiali (Material Requirements Planning, MRP) che abbinava i concetti EOQ ai computer mainframe. Due decadi dopo, negli anni '80, nascono i primi Manufacturing Resource Planning (MRP-II). Il passaggio da MRP ad MRP-II fu fondamentale perché all'interno dell'MRP-II i vari prodotti erano finalmente strutturati in distinte basi (da che componenti erano costituiti, in quali quantità), in che tempi potevano essere prodotti (cicli di lavoro) su quali macchine (centri di lavoro). Con gli MRP-II è stato finalmente possibile ragionare non con disponibilità produttiva illimitata ma a CAPACITÀ FINITA, sapendo che una certa macchina poteva produrre un certo numero di pezzi in una giornata, oppure che un operatore poteva completare un certo numero di lavorazioni in un dato periodo, in modo ripetibile e SOSTENIBILE NEL TEMPO, permettendo così migliori programmazioni delle attività. Un decennio dopo, nel 1990, questi concetti hanno iniziato ad estendersi a tutte le aree aziendali, interessando ad esempio il controllo finanziario e quello delle risorse umane, facendo nascere i primi ERP.

COSA SONO MES, MRP, MRPII, APS?
Negli anni, fino ai nostri giorni, gli ERP si sono sempre più specializzati organizzandosi in vari moduli dedicati ognuno ad un processo dell'azienda: contabilità, produzione, assistenza, ecc. Si sono ulteriormente sviluppati anche nel settore produttivo, proprio nell'ambito in cui sono nati, con nuovi moduli e nuovi acronimi:
- MES (Manufacturing Execution System) > Governa ciò che sta accadendo ora in produzione
- MRP SCHEDULE > Schedula/sequenzia ciò che sarà in produzione domani e fra una settimana
- MRP PLANNER (o MRP2/MRP-II) > Pianifica ciò che accadrà nel lungo periodo, fra uno-due mesi
Questi sono tutti elementi di un APS (Advanced Planning & Scheduling) cioè di un sistema per la programmazione e la pianificazione della produzione: permette fondamentalmente di definire cosa produrre o acquistare, dove, quando e in che quantità. Questa organizzazione risulta particolarmente utile - e necessaria - quando i prodotti / servizi da realizzare sono articolati, complessi, i tempi di approvigionamento dei materiali sono lunghi ed occorre pianificare per tempo.

CHE DIFFERENZA C'È FRA GESTIONALE ED ERP?
In impresa possono convivere più gestionali, differenti software: ad esempio uno per la gestione degli appuntamenti dei clienti, un sistema per gestire le spedizioni, un ulteriore sistema per governare la contabilità. Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) viceversa integra in un unico software (ed unico database) tutte le aree e tutti i processi. Un unico sistema strutturato in vari moduli: per la vendita, per l'amministrazione, per l'assistenza, ecc. Per comodità di trattazione, anche in seguito, quando scriveremo sistema gestionale ci riferiremo comunque ad un ERP.

QUATTRO VANTAGGI DEI SISTEMI ERP
Tali sistemi permettono numerosi vantaggi. I principali:

1. INTEGRAZIONE > I dati sono INTEGRATI lungo tutta la catena di valore, non ho necessità di raccoglierli dalle varie aree, trasferirli, re-inputarli, metterli insieme. Di riflesso anche maggiore sicurezza perché tutti i dati sono in un unico database comprendente tutte le aree aziendali, ma anche maggiore semplicità, se ho necessità d'incrociare delle informazioni posso farlo senza dover accedere a sistemi distinti, tutti i dati aziendali sono raccolti in un'unico sistema, sarà più semplice estrarli, ottenere i report che mi interessano.

2. STRUTTURAZIONE > Metto ordine nell'impresa. È il sistema stesso che mi chiede di definire e STRUTTURARE i processi, impostare procedure (cicli di Lavoro, distinte basi dei prodotti, cicli passivi, cicli attivi). Occasione unica per ripensare le attività interne, adattarle alle esigenze dell'impresa e di business (in primis) non alle esigenze del gestionale (che, normalmente, dovrebbe essere di supporto anziché introdurre complessità nelle attività).

3. CONTROLLO > L'aver messo ordine nei propri processi, consente una visione 'aumentata' della propria azienda, maggiore controllo. È possibile definire una struttura di costi e di prezzi (costi diretti, indiretti, prezzi, sconti, margini), realizzare un controllo di gestione della produzione (scarti, efficienze, indisponibilità) valutazioni sui magazzini (giacenze, valori immobilizzati, indici di rotazione), tutti aspetti che supportano ogni decisione commerciale, produttiva e di governo dell'impresa. Tali sistemi inoltre nascono - se opportunamente impostati - proprio per ottenere una migliore pianificazione dei processi interni, per gestire politiche differenziate per il riordino dei materiali, o per la vendita. Tutte le aree dell'impresa sono coinvolte (produzione, amministrazione, commerciale, personale, ecc) tutte le dimensioni d'impresa o settori di attività sono coperti: dal manifatturiero, all'officina auto, alla produzione agricola, la merceria, la pizzeria.

4. SCALABILITA' > Inizio con alcuni moduli, i principali. Se mi trovo bene, in futuro ne aggiungerò altri, interesserò altri processi.

QUATTRO RISCHI

1. NECESSARIO SCEGLIERE BUONI COMPAGNI DI PERCORSO > Visti i vantaggi, possono però verificarsi anche enormi impatti (in negativo) sull'impresa, bloccarla completamente nei processi fondamentali (produzione, spedizione, fatturazione, ecc). La scelta dei professionisti a cui affidarsi diventa determinante. Sono loro che con una approfondita conoscenza di processi aziendali, di come possono essere gestiti nelle varie realtà, grazie all'esperienza passata di decine di altre implementazioni, potranno suggerirci le migliori soluzioni e scelte. È il compito di esperti analisti: la prima valutazione dell'azienda è fondamentale, ma anche scendere nei dettagli dei vari processi farà emergere tutte le particolarità da curare, portando subito a galla eventuali rischi. È in questa fase di analisi e progettazione che le criticità, se risolte, hanno meno impatto e sono meno costose da gestire. Più avanti emergeranno e (MOLTO) più onerosi saranno i ripieghi da adottare. La prima cartina tornasole di un eccellente approccio da parte del fornitore, si potrà valutare su come verrà proposta all'impresa l'implementazione del progetto:

1) lunga e approfondita analisi delle necessità dell'azienda, di tutti i suoi processi e di come saranno gestite nel dettaglio tutte le attività

2) diretto coinvolgimento di responsabili e operatori

3) condivisione delle analisi e delle attività necessarie

4) piani d'implementazione che siano verosimili e sostenibili

5) puntualissimo controllo delle attività di sviluppo e dello stato d'avanzamento

6) rispetto delle scadenze

7) dettagliato piano di formazione

8) gestione di modifiche e inconvenienti in corso d'opera

9) migrazione da un eventuale precedente gestionale

10) avvio

11) affiancamento e messa a punto del sistema.

Tutti i precedenti passaggi sono necessari. La collaborazione durerà nel tempo per molti mesi, spesso anni, tutto il tempo che il nuovo gestionale permetterà di governare l'attività dell'impresa, se capace di adattarsi alle diverse necessità che matureranno nel tempo.

2. ANZICHE' UN VESTITO DI MARCA, MEGLIO UNO COMODO > Il paragone con un abito è calzante. È importante non farsi attrarre solo dal nome altisonante, anche se spesso è garanzia di vasta esperienza e professionalità. Vi è un aspetto più importante da valutare. La facilità d'implementazione è spesso determinata da quanto il gestionale è aderente e vicino ai propri processi e alle proprie necessità. Vi sono gestionali specializzati nel settore della ristorazione, altri per il settore farmaceutico, altri ancora nati per la gestione della ricambistica auto, ecc. Se così non fosse si renderebbero necessarie pesantissime personalizzazioni dei software. Utile dunque scegliere un gestionale che nasca per il proprio settore d'attività. Meglio ancora confrontarsi con i propri fornitori/clienti/concorrenti, quale gestionale utilizzano, conoscere le loro esperienze sia d'implementazione e di avvio, che di utilizzo quotidiano. Questa può essere anche una possibilità da chiedere al potenziale nuovo fornitore in esame: il poter contattare imprese che utilizzino già da tempo il sistema che stanno proponendo. Anche consultare forum online di altri utilizzatori per valutare pro e contro del prodotto è un passaggio utile. Altro aspetto non secondario, spesso determinante, è quello della fiscalità. Se il gestionale non governa sia la fiscalità italiana che quella internazionale, nel caso la propria attività sia in modo importante rivolta anche all'import-export (scambi intercompany, aspetti doganali, transfer price, ecc.), ci si può trovare di fronte a criticità difficilmente risolvibili. Scegliere dunque la migliore soluzione software, ma nello stesso tempo chi e come la implementerà (non sempre è il rivenditore del software stesso), determinano il successo o l'insuccesso dell'investimento.

Il software, insieme a chi e come lo implementeranno in azienda, saranno ENTRAMBI aspetti importantissimi, da curare con la massima attenzione.

3. RIPENSARE I PROPRI PROCESSI > Scelto l'applicativo, uno dei passaggi più delicati che attenderanno l'impresa sarà decidere quanto aderire all'impostazione dei processi che il gestionale propone, per come è pensato e strutturato, o quanto adattare il gestionale alle proprie necessità. Tali adattamenti hanno un costo organizzativo, ma soprattutto un costo di sviluppo per le modifiche del software.

4. VISIONE LUNGA > È l'approccio migliore, quello che offre maggiori garanzie nel tempo. Il gestionale è sia un impegno finanziario non indifferente, ma anche un fondamentale supporto organizzativo all'attività per svariati anni. È importantissimo poter valutare i costi di eventuali aggiornamenti del software, ma soprattutto di come le personalizzazioni realizzate per la propria azienda saranno implementate sulle nuove versioni dell'applicativo. Necessarie ulteriori attività? A che costi? Saranno comprese nelle nuove versioni? Questa chiarezza di rapporto col fornitore permette la sostenibilità nel tempo dell'investimento e visibilità futura sulla propria attività.

SVILUPPI
Tali sistemi oltre a trasformarsi sempre più in servizi cloud (Saas - Software as a Service) gestibili anche da remoto, permettono di ridurre i costi operativi e in conto capitale, eliminando la necessità di acquistare software e hardware o di assumere altro personale IT. Ulteriore sviluppo è che tali sistemi stanno sempre più facendo proprie altre tecnologie digitali come quelle di IoT, identificazione automatica (Barcode, RFID), Business Intelligence e AI, ma anche CRM, e-commerce, EDI. Attenzione, più che integrarsi con altri differenti sistemi, i nuovi gestionali stanno sempre più prevedendo già al loro interno propri moduli CRM, BI, ecc. con l'evidente vantaggio del tendere a una totale INTEGRAZIONE di tutti i processi, non più sistemi distinti che è necessario riuscire a connettere per farli colloquiare (quando possibilie). In definitiva, per un'azienda, mai come su questo investimento diventa importante la POLITICA DEI PICCOLI PASSI. Tali sistemi possono determinare il successo o il blocco dei principali processi aziendali. Anziché impegnare l'intera impresa (tutti i collaboratori e i dipendenti saranno coinvolti) in importanti e complessi progetti evolutivi ma rischiosi, è quanto mai consigliabile iniziare con pochi moduli, verificare come cambia l'operatività, se sostenibile, e solo dopo un certo periodo di utilizzo aggiungere nuove funzionalità. Dei vantaggi economici ed organizzativi dell'INTEGRAZIONE fra sistemi, ne scriviamo in questa pagina.

Risulta chiaro che un ERP e' molto piu' di una applicazione software, e' una metodologia organizzativa per gestire, razionalizzare ed ottimizzare le attivita' operative e decisionali dell'azienda.

Se questo articolo ti è stato utile, puoi condividerlo utilizzando il seguente link breve >

www.bit.ly/PID_BO_ERP

CONTATTI

PID - Punto Impresa Digitale

Indirizzo: Via Marco Emilio Lepido, 178 - 40132 Bologna

Orari: Riceve il pubblico su appuntamento

Telefono: 051.6093.232

E-mail: pid@bo.camcom.it

Questa pagina ti è stata utile?

Promozione interna

Come implementare un sistema gestionale ERP in azienda

Come implementare un sistema gestionale ERP in azienda

Ti potrebbe interessare anche