Il Codice ha valenza statistica nelle transazioni con l’estero e dal gennaio 2008 - a seguito disposizioni dell'Ufficio Italiano Cambi - rimane obbligatorio per i soggetti che hanno movimenti valutari di tipo finanziario (esclusi i pagamenti a fronte scambio merci) con paesi extra UE di valore superiore a 12.500 euro, o di valore superiore a 50.000 euro con Paesi UE.
E’ assegnato dalla Camera di Commercio nella cui area metropolitana l’impresa richiedente ha la sede legale. Il Codice Meccanografico può essere attribuito solo alle imprese  che hanno  denunciato l’inizio attività al Registro delle Imprese della Camera di Commercio e che risultano in regola con il versamento del diritto annuale.

L’applicazione della Circolare ministeriale del 06/05/2004 n.3576/C ha modificato il modulo di richiesta del codice, al fine di reperire dalle imprese un maggior numero di informazioni, necessarie per individuare quelle impegnate attivamente nei rapporti con l’estero. Detta Circolare ha introdotto inoltre l’onere, per le imprese già in possesso del numero meccanografico, di confermare annualmente la propria posizione di operatore con l’estero, aggiornando i dati dichiarati.

Il Codice deve essere convalidato ogni anno, entro il 31 dicembre dell’anno successivo a quello del rilascio o della precedente convalida.
L'azienda in possesso di un numero meccanografico viene inserita in Italiancom, la banca dati delle ditte italiane operanti con l'estero.
Su richiesta, è possibile rilasciare un attestato di possesso del numero meccanografico.

Per utenti Telemaco autorizzati (coloro che sono autorizzati alla spedizione di pratiche, cioè che hanno firmato e rispedito il contratto Telemaco ai riferimenti indicati sul sito www.registroimprese.it):
collegarsi al sito www.registroimprese.it e selezionare il link per accedere allo Sportello Pratiche Online;
•    entrare nella sezione dedicata ai Servizi e-gov;
•    completare o modificare la propria registrazione cliccando sul link PROCEDI;
•    inserire, se non già presenti, i propri dati: Dati Utente a cui è associata la User-id ed eventualmente i Dati Impresa per la quale si opera;
•    premere il pulsante SALVA e verificare che l'operazione sia andata a buon fine.

Per nuovi utenti Telemaco: registrarsi alla sezione “registrati” del sito www.registroimprese.it; successivamente, all’invio del contratto, verranno comunicate userid e password per accedere alla trasmissione telematica poi seguire le istruzioni di “utenti Telemaco autorizzati”.

Si informa inoltre che la pratica può essere trasmessa digitalmente tramite un intermediario in possesso di apposita delega da allegare alla pratica on line (Delega per invio telematico convalida Italiancom attraverso intermediario.doc).   
Esperito tale iter, l’azienda si troverà un’apposita videata nella quale devono essere inserite:
- la descrizione del/i prodotto/i con relativo codice/i doganale/i e i paesi di destinazione;
- informazioni su export ed import e loro % sul fatturato complessivo dell’azienda;
- informazioni sul fatturato e sul budget annuo dell’azienda;
- descrizione delle tipologie della presenza aziendale all’estero.

Maggiori informazioni per l'invio della pratica telematica sono disponibili su: http://webtelemaco.infocamere.it - nella sezione e-goverment - selezionare dalla lista sportelli telematici - operatori con l'estero.

Chi non opera più con l’estero in modo abituale è invitato a chiedere la cancellazione on line del proprio numero meccanografico.
Poiché il vantaggio di effettuare la convalida per le imprese è quello di comparire nella banca dati e su eventuali elenchi che verranno forniti ai richiedenti, si invitano gli utenti a concedere il consenso al trattamento dei dati.

Non sono accettate richieste di rilascio e di convalida cartacee.

• Rilascio Codice Meccanografico: diritti di segreteria pari ad € 3,00.
• Convalida annuale Codice Meccanografico, diritti di segreteria pari a € 3,00.

La procedura di invio telematico delle pratiche, prevede nel caso di convalida annualità pregresse, l’introito del solo diritto di segreteria per l’anno in corso, evitando l’applicazione cumulativa dei diritti pregressi dovuti per le mancate operazioni di convalida precedenti.