Smart working

LAVORARE CON STRUMENTI SMART

ultimo aggiornamento: 12 giu 2020

Dovendo lavorare distanti dal proprio tradizionale luogo di attività, nascono necessità di cui ci si accorge solo quando - dall’oggi al domani - non c’é più il contatto quotidiano con i propri colleghi, con i clienti e con i fornitori. Una cassetta degli attrezzi con oltre cinquanta servizi e strumenti on-line, che possono risultare di grandissimo aiuto in varie situazioni lavorative.

CHIAMATE DI GRUPPO

Riunioni telefoniche con più partecipanti (conference call): Skype - GoToMeeting - WhatsApp - Telegram

RIUNIONI AUDIO-VIDEO

Videochiamate per condividere con più persone i rispettivi schermi per mostrare documenti, immagini, schemi. Consentono a partecipanti e clienti di prendere il controllo dello schermo per mostrare dove intervenire e come: Skype - Google Hangouts - GSuite Meet - Circuit - WebEx - Team - TeamViewer - Blizz - Bluejeans

CONDIVIDERE DOCUMENTI

Condividere documenti di lavoro a distanza con i propri colleghi o clienti. Lavorando a più mani sullo stesso documento, governano la condivisione, permettendo di lavorare sul documento aggiornato all’ultima versione: Dropbox - Google One - Google Drive - OneDrive

PIANIFICARE

Condividere con colleghi o clienti lo stato di avanzamento di un progetto o di una attività. Chi fa cosa, quando, in che modo: Asana - ProofHub - Trello - Slack - Wrike - Basecamp

ATTIVITÀ

Agende condivise: Calendar - Teamup

Organizzare le attività in liste: Wunderlist - Todoist - Omnifocus - Taskpaper

CRM per condividere informazioni e attività sui clienti: SugarCRM - vTiger - HubSpot

FARE FORMAZIONE

Webinar per realizzare formazione a distanza via web, con interazione dei partecipanti: OpenMeetings - GoToWebinar - Skype

Registrare video delle attività sullo schermo del computer: Camtasia - EzVid - ScreenFlow

PAGAMENTI

Strumenti smart, alternativi all'home-banking, per trasferire rapidamente denaro, pagare da remoto bollettini, bonifici istantanei, PagoPA, F24, MAV, RAV, ecc: Satispay - Hype - BuddyBank

SICUREZZA

Scambiare informazioni e documenti riservati. Opportuno rivolgersi a un professionista specializzato, consiglierà strumenti e azioni adeguate alle necessità di lavoro. Il suggerimento - sempre bene ripeterlo - è di non scambiare user e password via sms o email (canali facilmente intercettabili). Se necessario condividerli con colleghi, farlo inviandoli e dividendoli in parti e su canali diversi. Gli strumenti utilizzabili andranno da:

Generatori e gestori di password: 1Password - RoboForm
Chat segrete e criptate: Telegram, non di default, da selezionare
Chat totalmente criptate: Signal
Mail criptate: Mailvelope - ProtonMail
Documenti criptati: 7-Zip
Rete virtuale privata VPN che permetta ad esempio di accedere a cartelle condivise: ProtonVPN - NordVPN
Virtualizzazione del desktop del proprio computer con tutti gli applicativi presenti (VDI virtual desktop infrastructure)

fino a linee dedicate per la specifica attività.

BACKUP

La realizzazione di backup regolari - ad esempio a fine giornata o a fine settimana lavorativa - è un aspetto da tenere in grande considerazione, soprattutto quando si lavora da remoto. È consigliato e opportuno seguire la regola del 3-2-1:

3 - Possedere almeno tre copie dei vostri dati.
2 - Conservare le copie su due supporti differenti di tecnologia diversa.
1 - Conservare una copia del backup altrove, distante dall'impresa, negozio, ufficio, studio, o dove state conservando le altre due copie.

Particolare attenzione richiede il punto 2: importante utilizzare almeno due tecnologie diverse (es. HDD, SSD, memory card, Cloud, ecc). Supporti della stessa tecnologia (ad esempio salvare tutti i dati solo su Cloud) con il passare del tempo o per imprevisti, potrebbero risultare non più leggibili e recuperabili. Per creare copie di sicurezza dei propri dati: EaseUS Todo - Uranium - Comodo - Time Machine - Carbon Copy Cloner

ALTRI SERVIZI

Invio file di grandi dimensioni: WeTransfer - TransferNow
Creare link brevi, anche con QRcode: Bitly - T2M - TinyURL
Dirette streaming: Streamyard - Crowdcast
Supporto e assistenza da remoto su altri computer e smartphone: TeamViewer - VNC Viewer - AirMirror - AnyDesk
Creare screenshot potenziati, parziali, con annotazioni: Snagit - Screenrec - Fireshot
Creare presentazioni: Prezi - Spark - PowToon - Canva
Lavagne digitali. Per condividere e mostrare da remoto, contenuti per il team, in riunioni online, webinar, con disegni, diagrammi e strumenti di collaborazione: Whiteboard - Mural - Mixed - Ryeboard
Convertire rapidamente file da DOC a PDF a TXT, ecc: Convertio - ZamZar
Creare depliant, brochure, pubblicazioni: Canva
Gestire le attività di marketing, sales e customer service: HubSpot - Spokal - Infusionsoft - Autopilota
Email potenziate. Utility e plugin per gestire l'email più efficacemente. Gestire automaticamente le email in arrivo, schedularne l'invio (Boomerang), utilizzare la mail come CRM (Streak), trasformare i messaggi in attività (ActiveInbox)
Automatizzare operazioni ripetitive. Collegare applicazioni e azioni ripetitive per renderle automatiche: Integromat - IFTTT - Automator (macOS)
Playbook / Intranet. Creare uno spazio condiviso accessibile da remoto contenente modelli, template, procedure, presentazioni, che possono essere utilizzati e ri-utilizzati da tutti i colleghi. Esempi di playbook: Nebulab - Tangible
Time tracking. Tenere traccia dei tempi dedicati a un progetto, a un cliente, al team, alle proprie attività: Toogl - Tmetric - Rescue Time - Clockify
Segreterie e assistenti virtuali. Consentono di delegare la completa gestione delle telefonate ricevute al proprio numero, anche 24h/24 e in lingue straniere: Segreteria24 - SegreteriaCloud - Eva24
Spazi di Coworking. Diffusi in ogni città, consentono di disporre, quando necessario, di un ufficio temporaneo dotato di ogni servizio, o di sale per riunioni periodiche o occasionali: Lo Spazio - Cowo.BO - Kilowatt - Work in progress
Magazzini temporanei. Spazi di varie dimensioni e costo, a cui è possibile accedere 24h/24, con annessi servizi di trasporto o imballaggio: InBox Storage - FaiSpazio Storage
Tracciare spedizioni. Tracciare spedizioni e consegne nazionali e internazionali: Parcelapp
Gestire le interruzioni e le distrazioni, rimanere focalizzati sull’attività: GTD - Toggl - Forest - RescueTime - FocusBooster - Pomodoro tracker
Formazione. Piattaforme e servizi di formazione on-line per aumentare le proprie competenze: Class Central - Coursera - Udemy - TED

Le applicazioni segnalate hanno generalmente sia versioni gratuite (utili per provarle) che versioni con costi crescenti a seconda delle funzionalità aggiunte. Le piattaforme sono generalmente disponibili per Windows, macOS, Android e iOS.

Link breve per condividere la pagina > www.bit.ly/PIDBO-Smart-tools [1]
Per richieste, oppure per segnalarci servizi mancanti, scrivete a: pid@bo.camcom.it [2]

CONTATTI

PID - Punto Impresa Digitale

Indirizzo: Via Marco Emilio Lepido, 178 - 40132 Bologna

Orari: Riceve il pubblico su appuntamento

Telefono: 051.6093.232

E-mail: pid@bo.camcom.it [2]