Può essere un’etichetta, un documento o qualcosa di equivalente; essa è redatta dal fabbricante (o dal suo legale rappresentante nella Comunità), anche se la conformità è stata preventivamente certificata da un organismo notificato.
La norma EN 45014 fornisce i criteri generali per la compilazione della dichiarazione di conformità. Tenendo conto che le direttive del nuovo approccio stabiliscono procedure diverse a seconda della diversa tipologia dei prodotti, in linea generale le informazioni minime che la dichiarazione di conformità deve contenere sono:

• nome e indirizzo del fabbricante (o del rappresentante);
• identificazione del prodotto (nome, tipo o numero del modello);
• tutte le disposizioni legislative ed amministrative applicate;
• indicazione dettagliata delle norme tecniche o altri documenti normativi seguiti (norme armonizzate, specifiche tecniche nazionali etc.);
• informazioni supplementari necessarie (classe, categoria etc.);
• data di rilascio della dichiarazione;
• firma, titolo o marchio equivalente della persona autorizzata;
• dichiarazione di totale responsabilità del fabbricante (o del legale rappresentante);
• nome, indirizzo e numero ID dell’organismo notificato che ha rilasciato la certificazione (se nel processo interviene un organismo di certificazione);
• nome e indirizzo della persona che conserva il fascicolo tecnico.